Dein Postfach ist überflutet und du kommst einfach nicht mehr hinterher? Damit bist du nicht alleine. Es gibt viele Wege, das zu lösen. Unterordner anlegen, Regeln erstellen, ausmisten, durchbeißen, delegieren, …
Heute wollen wir dir einen besonders schnellen und einfachen Weg vorstellen, wie du zu einem leeren Postfach kommst. Das System sollte in allen Mailing-Tools funktionieren, da wir hier ganz einfach gearbeitet haben ohne Schnick-Schnack. Aber: Es ist nicht das Non-Plus-Ultra für alle Fälle! Vielleicht hilft es dir, vielleicht nicht, vielleicht inspiriert es dich zumindest 😉.
Unsere Ausgangslage
Wir bekamen kürzlich ein Postfach mit ca. 4.000 Mails. Keine Unterordner, keine Regeln, keine Kategorien, keine Struktur. Dafür viele ungelesene Mails und den Auftrag: “Ich habe keine Ahnung. Alles was älter als 2 Monate ist schaue ich sowieso nicht mehr an und für den Rest habe ich absolut keine Idee. Macht einfach mal!”
Hier findest du unsere 5 Schritte, wie wir das Postfach auf Vordermann gebracht haben:
1. Archivieren
Ältere Mails, die du sowieso nicht mehr liest, brauchst du vielleicht noch mal. Du weißt ja gar nicht so richtig, was für Mails das sind. Also kommen alle Oldies in das Archiv. Hier kannst du bei Bedarf über die Suchfunktion alles wiederfinden und dir geht keine Info verloren.
Wenn du dir die Zeit nehmen willst, kannst du natürlich auch richtig aussortieren und alle Mails löschen, die du gar nicht aufzuheben brauchst. Das kannst du dir aber für später aufheben. Wichtig ist erstmal, dass dein Postfach instant frei wird und dich nicht mehr blockiert. In unserem Fall hat das Archivieren das Postfach bereits um 3.700 Mails leichter gemacht.
2. Übrige Mails scannen
Den Rest der Mails solltest du – wohl oder übel – einmal im Schnelldurchlauf ansehen. Frag dich dabei, wie du sinnvolle Unterordner erstellen kannst und wohin du was sortieren würdest. Ganz wichtig: Nicht schon parallel die Ordner erstellen und direkt sortieren. Sonst fängst du vielleicht drei Mal von vorne an, weil du das System immer wieder anpassen musst. Hier hilft nur tapfer sein und einmal von oben bis unten grob durchgehen.
Was du in diesem Schritt aber sehr wohl schon direkt erledigen kannst: Ausmisten! Melde dich von Newslettern ab, die du sowieso nicht liest. Spam-Mails kannst du direkt löschen. Was du noch aufheben willst, kommt ins Archiv.
Auch dieser Schritt erleichtert dein Postfach und du bekommst einen ersten Überblick. Das gibt schon einen Vorgeschmack auf die Freiheit, die ein leeres Postfach mit sich bringt. In unserem Fall waren nach Schritt 2 noch knappe 60 Mails übrig.
3. Unterordner anlegen
Wir haben für das Erstellen der Unterordner die Eisenhower-Matrix genutzt, in einer leicht angepassten Variante. Ziel war für uns, dass sofort zu erledigende Mails sichtbar sind – also alle, die dringend UND wichtig sind. Die beiden Kategorien nur-dringend und nur-wichtig sollten auch sichtbar sein, aber eben nicht bei den dringend-und-wichtig-Mails. Mails, die weder dringend noch wichtig waren, sind ja in Schritt 2 hoffentlich schon im Archiv gelandet. Ansonsten kannst du sie jetzt noch aussortieren.
Wir haben also zwei Unterordner erstellt: “Prio 1” und “Prio 2”. In diese wurden dann die verbleibenden Mails sortiert. Alles, was dringend und auch wichtig war, kam in Prio 1. Mails, die entweder wichtig oder dringend waren, kamen in Prio 2.
Kannst du dir vorstellen, was passiert ist? Bei den wirklich sofort zu bearbeitenden Mails landeten nur 9 Stück. Das Gefühl des Wechsels von über 4.000 Mails auf nur 9, die dich wirklich umgehend brauchen, ist echt befreiend!
In den Ordner Prio 2 haben wir runde 25 Mails verschoben und empfohlen, dass man zumindest einmal pro Woche diesen Ordner bearbeitet. Hierfür bietet sich ein fester Slot an, indem man stoisch abarbeitet.
4. Täglich ausmisten
Das war ein echt befreiendes Gefühl. Selbst für uns, obwohl es ja nicht einmal unser eigenes Postfach war. Aber wie geht es weiter? Wie schafft man es, dass dieses Postfach leer bleibt?
Dranbleiben! Wenn du wirklich viele Mails bekommst, werden sie idealerweise nicht ständig abgerufen und du damit andauernd abgelenkt, sondern nur zwei oder dreimal täglich. Wenn du in dein Postfach schaust, sortiere die Mails direkt ein in Prio 1, Prio 2, Archiv oder lösch sie. Der Aufwand ist gering und du behältst dein wundervoll leeres Postfach. In deinem Hinterkopf gibt es nicht das Gefühl von 4.000 Mails, die auf dich warten. Es lohnt sich!
5. System verbessern
Wenn du eine Zeit nach diesem – oder jedem anderen neuen – System gearbeitet hast, ist es Zeit für einen Check. Bist du glücklich mit dem System? Was ist besser? Was nervt dich noch? Wie kannst du das optimieren?
Wir verändern uns ständig. Unsere Tools entwickeln sich weiter. Du wirst wahrscheinlich nie den Punkt erreichen, an dem du nichts mehr anpasst. Deshalb lohnt sich der Blick auf Gewohntes und Eingefahrenes immer wieder.
Ein neues System kannst du nach 444 checken. Stell dir am besten direkt Blocker in den Kalender, damit du die Checks auch wirklich durchführst. Die erste kurze Überprüfung machst du nach 4 Tagen. Funktioniert das System grundsätzlich für dich oder musst du direkt nachbessern? Nach 4 Wochen hast du schon einige Erfahrung gesammelt, sodass ein weiterer Check lohnt. Nach 4 Monaten solltest du dann so weit sein, dass das System passt, auch wenn es immer wieder Stellschrauben geben wird.
Und die Moral von der Geschichte…
Eigentlich ist es kein Hexenwerk? Du bist verwundert? Trotzdem schaffst du es im Arbeitsalltag nicht, dich um solche Anpassungen zu kümmern? Vollkommen normal und logisch. Die meisten von uns stecken so in ihrer täglichen Arbeit, dass sie Änderungen am eigenen System schwer erkennen und umsetzen können. Außerdem bist du Profi in deinem Bereich. Wir sind Profi darin, solche Tasks zu erledigen und zu optimieren.
Wenn du zu denjenigen gehörst, die dank dieses Blogs oder anderer Inspirationen wirklich selbst etwas ändern können, gratulieren wir dir! Wir hoffen, es macht deinen Alltag leichter. Schreib uns gerne, was du wie umgesetzt hast oder wie dein Postfach organisiert ist.
Du hättest auch gerne dein individuelles System für dein Postfach, willst oder kannst dich aber nicht darum kümmern? Kein Problem, dafür gibt es ja uns 😉.