Schluss mit ständiger Erreichbarkeit

Warum wir unangemeldete Anrufe ignorieren

Volle Konzentration voraus

Jede:r unserer Kund:innen erwartet (zurecht!), dass wir voll konzentriert an ihren Projekten und Lösungen arbeiten. Weil wir uns immer vollkommen auf eine Aufgabe fokussieren, erbringen wir top Leistungen, wir erreichen unsere Ziele und halten unsere Fristen ein. So stellen wir unsere Kund:innen zufrieden und bauen das Vertrauen für eine langfristige Zusammenarbeit auf.

Letzte Woche hat ein Kunde mich versucht anzurufen. Ich bin nicht drangegangen. Mein Handy lag lautlos und außer Sicht. Schließlich war ich gerade am Arbeiten. Als ich mit meinem Arbeitsblock fertig war, sah ich auf mein Handy und rief unseren Kunden zurück. Als ich ihm erklärte, dass wir unangemeldete Anrufe nicht entgegennehmen, wirkte er zunächst sehr irritiert. Eine Woche später buchte er bei mir ein Coaching. Meine Aussage zum Telefonieren hatten ihn noch lange beschäftigt. Was er mir sagte klang in etwa so: „Ich möchte meine Zeit ab sofort auch so klar verteidigen wie du. Und ich möchte meinen Arbeitsalltag neu organisieren, da ich oft unterbrochen werde, ständig Kleinkram erledige und so nur allem hinterherrenne und nicht wirklich vorankomme.“

Warum sind Unterbrechungen schlecht?

Immer wenn du „ja“ zu etwas sagst (ständige Erreichbarkeit), so sagst du gleichzeitig „nein” zu etwas anderem (volle Konzentration). Wer kennt es nicht: Egal, ob im Homeoffice oder Büro: Telefon, Diensthandy, Mails, Meetings, Erinnerungen, Social Media – über viele Kanäle prasseln jederzeit Nachrichten und Aufgaben auf uns ein, die uns von der Arbeit ablenken, die wir in diesem Moment versuchen zu erledigen.  Das hat nicht nur Auswirkungen auf unsere Konzentration, die Qualität unserer Arbeit und die Zeit, die wir für die eigentliche Aufgabe und auch die Unterbrechung selbst brauchen. Auch unsere psychische Gesundheit wird davon beeinträchtigt.[1]

Monotasking ist voll unser Ding

Überraschend, aber wahr: Multitasking ist ein Mythos! Es mag bei Routinehandlungen (z.B. Äpfel schneiden und dabei über die Urlaubsplanung nachdenken) funktionieren, doch sobald unser Gehirn zwei komplexere Aufgaben zeitgleich bewältigen muss, sind die Folgen von Multitasking: Fehlerhaftigkeit und Stress. Dass uns Multitasking mehr stört als nützt, wurde mittlerweile durch viele Studien belegt.[2]

Früher bin ich oft ans Telefon gegangen und habe bei der Begrüßung noch schnell parallel die Mail fertig getippt. Heute mache ich eins. Und danach wieder eins. Wenn ich schon eins mache, kann ich nicht noch das klingelnde Telefon gebrauchen.

Monotasking ist für die Funktionsweise unseres Gehirns die passende Arbeitsmethode. Es ist daher nicht überraschend, dass Monotasking viele Vorteile für uns hat. Wir sind schneller mit unseren Aufgaben fertig und wir machen weniger Fehler. Wenn wir uns nur mit einer Aufgabe beschäftigen und diese auch abschließen, bringt dies nicht nur Ordnung und Struktur auf unseren Schreibtisch, sondern auch in unseren Kopf. Struktur, Ordnung und erledigte To-dos sorgen für Zufriedenheit und lassen Stress gar nicht erst entstehen.[3]

Wir sind trotzdem für unsere Kund:innen erreichbar

Wir haben uns bewusst gegen die ständige telefonische Erreichbarkeit entschieden. Trotzdem können sich unsere Kund:innen jederzeit bei uns melden. Unsere Lösung: wir haben einen Anrufbeantworter. Unser kleiner Helfer weist darauf hin, dass wir gerade im Projekt sind. Man kann uns eine Nachricht mit Telefonnummer hinterlassen oder eine Mail schicken. Wir melden uns zurück, sobald unser aktueller Arbeitsblock beendet wurde. Auf diese Weise sind wir zwar immer erreichbar, aber nicht permanent verfügbar.

Was kannst du tun, um Unterbrechungen zu vermeiden

Um herauszufinden, wie du Störungen verhindern kannst, beantworte zunächst die folgenden drei Fragen:

  1. Welche Störungen stressen dich?
  2. Wie kannst du sie ausschalten?
  3. Wann setzt du das um?

Bei telefonischen Störungen kannst du (wie wir) einen Anrufbeantworter nutzen. Achte aber darauf, dass aus der Ansage klar ersichtlich wird, warum du gerade nicht erreichbar bist. So vermeidest du negative Interpretation durch die Anrufenden. Alternativ kannst du auch feste Sprechzeiten einrichten oder einen telefonischen Sprachassistenten nutzen.

Richte dir für das Abrufen und die Bearbeitung deiner Mails täglich feste Zeitslots ein. So kannst du zeitnah reagieren, ohne durch eingehende Nachrichten abgelenkt zu werden.

Schalte alle Pop-ups ab! Egal ob es sich um Erinnerungen, um Social Media Nachrichten oder etwas anderes handelt. Jede Störung steht dir und deinem Fokus im Wege.

Finde deinen Weg Störungen zu vermeiden und mache deine Arbeitsweise gegenüber Kund:innen und Kolleg:innen transparent. Wir helfen dir gerne dabei.